Как происходит сдача документов в архив при ликвидации

Сегодня предлагаем статью на тему: "как происходит сдача документов в архив при ликвидации", написанную простым и доступным языком. Все вопросы задавайте в комментариях после статьи или нашему дежурному юристу.

Решение принято: компания ликвидируется. Но, к сожалению, это еще не конец. Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами. Однако и это еще не финишная прямая. Документы – главное наследство ликвидируемой компании, с которым нужно поступить по уму. В обратном случае от недовольства будущих пенсионеров вам не спастись. Что же делать с документами при ликвидации и в какой архив передать ваше бумажное сокровище?

При ликвидации компании документы должны быть переданы на хранение в государственный архив. Это требование не обсуждается ни для коммерческих, ни для государственных организаций. Неважно, работала ли ваша фирма ради процветания российского государства или сугубо на благо частных лиц: часть документов непременно окажутся в распоряжении государственного или муниципального архива. Какие документы и на каких условиях нужно передавать в архив, мы расскажем вам в этой статье. Но прежде необходимо отметить несколько важных законодательных актов, которыми следует руководствоваться во время принятия решений о судьбе документов ликвидируемой компании.

Нет видео
Видео (кликните для воспроизведения).

Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации компании

Во-вторых, перед началом всякой ликвидации необходимо ознакомиться не только с частным вопросом передачи документов на архивное хранение, но и с общей процедурой ликвидации юридического лица. Она определяется статьей 63 части I Гражданского кодекса Российской Федерации и гл. VI Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

В-третьих, помимо указанных выше законов обществу с ограниченной ответственностью придется обратиться к положениям статьи 57 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В-четвертых, если процесс ликвидации происходит в акционерном обществе, то для решения вопроса об обеспечении сохранности документов нужно изучить Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Напомним, что сроки хранения документов определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для быстрого определения сроков хранения можно воспользоваться бесплатным интернет-сервисом.

В отличие от документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, которые после ликвидации в обязательном порядке должны храниться в госархиве, в хранении документов временного срока хранения государство вам вправе отказать (если, например, в архиве на момент обращения не оказалось свободных площадей). В этом случае необходимо воспользоваться услугами профессиональной архивной компании, с которой, как показывает практика, при передаче документов на хранение возникает меньше проблем.

Независимо от того, передаете ли вы документы в госархив или частную компанию, во время проведения этой процедуры вам потребуется заключить договор (см. выше п. 10 ст. 12 ФЗ № 125). Договорная основа подразумевает, что расходы по подготовке документов на архивное хранение полностью берет на себя ликвидируемая организация. Соответственно, в распорядительном документе ликвидационной комиссии должен быть предусмотрен пункт, касающийся расходов на хранение документов. Кроме того, в распорядительном документе ликвидационной комиссии важно прописать условие о последующем уничтожении документов организации по истечении временных сроков хранения, а также учесть связанные с этим расходы, которые впоследствии найдут отражение в вашем договоре с госархивом или архивной компанией. Таким образом, организация еще до фактической передачи документов ликвидационной комиссии, к которой переходят все полномочия по управлению делами, должна решить, что делать с документами компании (см. п. 3 ст. 62 Гражданского кодекса РФ). Естественно, что передача документов ликвидируемой организации в руки ликвидационной комиссии должна быть закреплена соответствующим передаточным актом.

Внимание! Если ваша организация является источником государственного комплектования государственных и муниципальных архивов, то новый договор на хранение документов постоянного хранения и документов по личному составу заключать не требуется. Как правило, все коммерческие и общественные организации, а также унитарные предприятия (ГУП, ФГУП) не являются источниками комплектования госархивов, поэтому передача всех документов осуществляется на договорной основе. Для того чтобы выяснить, является ли ваша компания источником комплектования госархива (обычно это крупные ведомственные предприятия), нужно обратиться в соответствующий орган управления архивным делом.

Важный этап – подготовка документов к передаче в архив

В соответствии с законом «Об архивном деле в РФ», упорядочение архивных документов ликвидируемой организации является обязанностью ликвидационной комиссии или конкурсного управляющего (см. п. 10 ст. 23). Другими словами, подготовка архивных документов (постоянного и временного срока хранения, документов по личному составу) ваша организация выполняет самостоятельно и, следовательно, за свой счет.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций (см. подп. 3.7.12), такая подготовка представляет собой совокупность нескольких процедур: проведение экспертизы ценности (с помощью полистного просмотра дел), непосредственное оформление дел (подшивка, переплет, нумерация листов, составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела) и составление описей (описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, описи дел временного хранения) и научно-справочного аппарата к ним.

Обработка документов к архивному хранению – процедура трудоемкая, особенно если вы с ней никогда раньше не сталкивались. Для ее проведения рекомендуется обратиться к сотрудникам профессиональной архивной компании. Закон этому ни в коем случае не препятствует. Все, что нужно сделать председателю ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему, – заключить с компанией-исполнителем договор на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов (архивной обработке).

Читайте так же:  Этапы восстановления регистрации по месту жительства

Как происходит сдача документов в архив при ликвидации в 2019

Процедура передачи документов в архив является актуальной для любой организации, вне зависимости от вида ее собственности, направлений хозяйствования и стадии, на которой она находится.

Документы, которые создаются в процессе предпринимательства, накапливаются. Даже в том случае, если они уже исполнены и не могут отразиться на дальнейшей деятельности компании, их необходимо хранить. Некоторая документация хранится на протяжении долгого периода времени, а другая краткосрочно.

Среди основных случаев передачи документов компании в архив, можно отметить ее ликвидацию, реорганизацию или отсутствие места для хранения.

Законодательством определена обязательность передачи в архив той документации, которая имеется у ликвидируемого предприятия.

Нет видео
Видео (кликните для воспроизведения).

Организация процесса архивирования может быть проведена как силами самого ликвидируемого предприятия, так и путем привлечения сторонних компаний.

Спросить быстрее, чем читать! Напишите свой вопрос через форму (внизу), и наш юрист перезвонит вам в течение 5 минут, бесплатно проконсультирует.

Завершение предпринимательства требует передачи всех документов, имеющих важное юридическое и финансовое значение, в архив, с целью последующего хранения. Порядок хранения переданной архивной документации определяется ФЗ «Об архивном деле. Обязанность по передачи дел в архив возлагается как на государственные предприятия, так и на организации, созданные на основе частных финансовых вложений.

Поводом для передачи документации служит возможность возникновения потребности в поднятии какого-либо документа, имеющего место во время функционирования ликвидированного предприятия.

Причиной тому может стать утрата трудовой книжки бывшим сотрудником и возникшая у него необходимость восстановления информационных данных, которые были в ней зафиксированы. Только путем обращения в архив работник сможет получить документы, подтверждающие факт его трудоустройства, начисление и выплату заработной платы.

Потребность в доступе к информации ликвидированного предприятия может возникнуть и у его руководящего состава. Поводом такой необходимости может стать наличие спорных вопросов, возникших по вопросу погашения кредиторской задолженности.

Бухгалтерская документация, касающаяся данного вопроса, а также выплаты платежей в налоговые органы и внебюджетные фонды, в обязательном порядке передается в архив и хранится там.

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте. Напишите свой вопрос через форму (внизу), и в течение часа профильный специалист перезвонит вам, чтобы оказать бесплатную консультацию.

Ликвидируемое предприятие обязано передать свои документы на архивное хранение.

Сдача документов предприятия в архив при ликвидации, предполагает подготовку и передачу таких документов:

Сдача документов в архив при ликвидации является обязанностью хозяйствующего субъекта. Негосударственные организации могут заключить договор о передачи собственной документации в Федеральную архивную службу.

Отсутствие такого договора дает право на передачу для архивного хранения только тех документов, которые касаются личного состава работников.

Определить место хранения иной документации обязана ликвидационная комиссия. Процедура передачи документации на хранение включает в себя оформление дел.

Каждое из них должно быть:

  • правильно сгруппировано;
  • переплетено или прошито;
  • пронумеровано;
  • иметь лист-заверителя;
  • иметь внутреннюю опись (при необходимости);
  • сопровождаться точным наименованием организации, ее регистрационным индексом, крайними датами дела и его заголовком.

Та часть дел, которая требует временного хранения (не превышающего 10 лет), требует частичного оформления, что позволяет:

  • не систематизировать документы;
  • не проставлять нумерацию листов дела;
  • не оформлять заверительную надпись;
  • не осуществлять переплет.

Правильность проведения архивной обработки будет проведена. Это требуется для того, чтобы документы, передаваемые в архив, соответствовали заголовку дела, номенклатуре, расположению, хронологии и другим признакам.

Общее правило архивирования допускает наличие 250 листов в одном архивном деле. При наличии большего количества листов, дело разделяется на несколько томов, каждый из которых нумеруется.

Архивный работник, подготавливающий дела к передаче, проверяет дела по критериям правильности формирования, оформления, их количества. Обнаружение отсутствия дела требует составления соответствующей справки.

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте. Напишите свой вопрос через форму (внизу), и наши специалисты оперативно подготовят оптимальные варианты решения вашей проблемы и перезвонят вам в день подачи заявки. Это бесплатно!

Собственники компаний, передающие документы на архивное хранение, продолжают оставаться собственниками данной документации. Нарушение правил хранения со стороны работников учреждения, может стать основанием для передачи наиболее важных документов на хранение собственника. Такая процедура осуществляется исключительно в рамках судопроизводства.

Реализовать права, возникающие в процессе хранения, позволяет договор, заключаемый с соответствующим архивным учреждением, относящимся к федеральной структуре архивов.

Основными положениями такого договора является период и порядок осуществления действий по хранению передаваемой документации. Архивное учреждение и ликвидируемое предприятие в обязательном порядке заключает договор о хранении документов, касающихся личного состава. В качестве заказчика услуги хранения выступит ликвидационная комиссия.

Направить документацию на хранение можно и в частный архив. Для этого также потребуется заключение договора о хранении. Как правило, условия такого договора предусматривают обязанность собственника подготовить документы и уничтожить их по окончанию срока хранения за счет собственных средств.

Порядок оплаты услуг архивного учреждения определяется ликвидатором еще до момента передачи документов. Средства, требуемые для данной цели, устанавливаются в отдельной статье расходов ликвидационного баланса.

Этапы ликвидации предприятия детально рассмотрены в статье.

Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно ваших проблем. Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты! Напишите свой вопрос через форму (внизу), и наш юрист перезвонит вам в течение 5 минут, бесплатно проконсультирует.

Составление внутренней описи к делам является необязательной процедурой. Исключением является опись личных дел.

Каждое отдельное дело должно иметь в начале чистый лист, а в завершении заверитель, составленный по общепринятой форме.

Данный лист должен содержать числовое значение количества листов в деле, имеющих нумерацию. Это число должно быть указано и прописью. В нем отражаются пропущенные и литерные номера.

Читайте так же:  Материнский капитал в случае смерти ребенка

Заверительная надпись не может быть выполнена на оборотной стороне крайнего документа или на обложке дела.

Проведена экспертиза ценности передаваемых документов и их упорядочения, позволяет составить описи дел, требующие постоянного хранения, подготовить описи дел личного состава, которые хранятся 75 лет, описи дел, подлежащих временному хранению и акта о формировании дел для уничтожения.

Экспертно-проверочная комиссия рассматривает опись дел и акт о предстоящем уничтожении, проводит их согласование и утверждение.

Экспертиза ценности передаваемых для хранения документов, позволяет определить срок их хранения. Типовой перечень утвержден Росархивом 6 октября 2000 года.

Какие документы сдают в архив по личному составу при ликвидации предприятия

При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства. Функции ликвидационной комиссии После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.

Сдача документов в архив при ликвидации организации

Как сдать документы в архив при ликвидации организации

В обязательном порядке хранятся:

  • кадровые: по учету труда, по заработной плате, по расчету с персоналом (их срок хранения составляет 75 лет для документов, созданных до 2003 года, и 50 лет для документов, созданных после 2003 года;
  • бухгалтерские (первичные учетные документы, учетная политика, инвентарные карточки и т.д.; их срок хранения не менее пяти лет);
  • учредительные.

Как видим, документы после ликвидации составляют достаточно объемную массу, особенно если юридическое лицо имело большой штат сотрудников, осуществляло постоянную деятельность и ликвидировано по процедуре, предусмотренной законодательством.

Сдача документов на хранение в государственные архивы

  • Главная
  • Статьи
  • Какие документы сдавать в архив при ликвидации

В государственный архив направляется кадровая документация, отражающая трудовую деятельность организации. Конфиденциальность обработки информации и обеспечение сохранности документов гарантируется.

Помимо этого в архивы, – после сдачи отчётов в налоговой и пенсионном фонде, – необходимо передать опись дел по личному составу в нескольких экземплярах, включая электронный, и историческую справку. Экспертиза ценности При проведении экспертизы материалы изучаются проверочным органом, а затем выдаётся разрешение на сдачу документов в архив при ликвидации организации или предприятия.

В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору.
Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе. Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя: • проведение экспертизы ценности документов; • оформление дел; • составление описей и научно-справочного аппарата к нему.

Как происходит сдача документов в архив при ликвидации

  • Подготовка документов к передаче в архив
  • Организация архива электронных документов
  • Перечень типовых управленческих архивных документов

Куда сдавать документы при ликвидации организации Архив документов при ликвидации предприятия, как правило, невозможно хранить по месту нахождения ликвидируемой организации. Если помещение у нее было арендовано, то с исключением юридического лица из реестра ЮЛ, арендных отношений больше нет, имущество самой организации передается либо учредителям, либо кредиторам в различных порядках, предусмотренных законом.
Таким образом, ликвидационная комиссия или ликвидатор, вздохнув от проделанной тяжелой работы по предыдущим этапам, сталкиваются с проблемой, что теперь делать со всеми бумагами и куда передаются документы после ликвидации организации.

Юридическая основа В качестве основного документа, которым необходимо руководствоваться при организации архивных процедур, выступают Основные правила работы архивов организации. Данным актом определено, что документация ликвидируемой организации подлежит передаче ее правопреемнику.

Документация, содержащая информацию по персоналу ликвидируемой компании, не имеющей правопреемника, должна быть передана специализированному архиву с целью временного хранения. Отсутствие такого центра является основанием для передачи дел государственному архиву.

Уничтожить документы, по которым срок временного хранения не истек, можно только на основании решения исполнительных органов власти, что подлежит оформлению в виде акта, а также требует составления описи тех документов, которые утилизируются. Утилизация документов с истекшим сроком хранения, осуществляется в общем порядке.

Москва, ул. Новый Арбат, 8 (для почтовых обращений);тел. (495) 313-83-45 Профсоюзов Объединенный архив Московской Федерации профсоюзов129090, г. Москва, Протопоповский пер., д. 25, каб. 326;тел. (495) 688-56-00 Местных органах исполнительной власти и организациях относящихся к их системе Префектуры административных округов г.

Москвы: Центральный109147, г. Москва, ул. Марксистская, д. 24, корп. 2;тел. (495) 633-63-85; (495) 777-28-00 Восточный107076, г. Москва, Преображенская пл., д. 9;тел. (495) 777-28-03; Юго-Восточный111024, г. Москва, ул. Авиамоторная, д. 10;тел. (495) 777-28-04; Южный115280, г. Москва, ул. Автозаводская, д. 10;тел. (495) 777-28-05; Юго-Западный117209, г. Москва, Севастопольский пр-т, д. 28, корп. 4;тел. (499) 122-10-77, 777-28-06; Западный121355, г. Москва, ул. Ивана Франко, д. 12;тел. (495) 443-43-35; Северо-Западный125362, г.
Москва, ул. Свободы, д. 13/2;тел.

Какие документы сдают в архив по личному составу при ликвидации предприятия

Независимо от того, в какой архив планируется передача документации (частный, государственный, специализированный) – необходимо заключить договор. Здесь важно помнить, что бумажное наследие ликвидируемой организации не переходит в собственность архивов, они лишь оказывают услуги по хранению и, возможно, по формированию дел и подготовки их к хранению.

Данные услуги возмездные. Расходы лежат на учредителях (участниках) юридического лица и производятся за счет имущества или за счет средств самих участников (п. 2 ст. 62 ГК РФ). Следует помнить, что в приеме некоторых бумаг с небольшим сроком хранения государственные архивы могут и отказать. В этом случае придется решать вопрос о самостоятельном хранении «наследия» в течение пяти лет минимум или сотрудничать с частным архивом. После того, как договор заключен, начинается этап подготовки документов к хранению.

Читайте так же:  Характеристика регистрации ип под ключ

Заверительная надпись не может быть выполнена на оборотной стороне крайнего документа или на обложке дела. Проведена экспертиза ценности передаваемых документов и их упорядочения, позволяет составить описи дел, требующие постоянного хранения, подготовить описи дел личного состава, которые хранятся 75 лет, описи дел, подлежащих временному хранению и акта о формировании дел для уничтожения.

Экспертно-проверочная комиссия рассматривает опись дел и акт о предстоящем уничтожении, проводит их согласование и утверждение. Утилизация оформляется приемо-сдаточными накладными, содержащими информацию о дате проведения процедуры и весе бумаг Экспертиза дел Экспертиза ценности передаваемых для хранения документов, позволяет определить срок их хранения.

Типовой перечень утвержден Росархивом 6 октября 2000 года.

Как сдать документы в архив при ликвидации организации

Это последняя проблема, возникающая на пути ликвидации юридического лица – куда деть все документы? Как их подготовить, чтобы их приняли на хранение? Вопросы эти не урегулированы законодательно, но решать их придется.

Ликвидация предприятия – процесс многогранный и сложный, состоящий из нескольких этапов. Одним из последних этапов – распоряжение всем объемом документации, оставшейся после жизни организации. Вопрос «нужно ли хранить документы после ликвидации организации» уже мало у кого возникает. Законодательство отвечает на него достаточно четко – безусловно, нужно. Вопрос – какие. В первую очередь это касается бумаг, подтверждающих наличие стажа и трудовые отношения работников юридического лица, так называемые кадровые документы или их еще называют «по личному составу». Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 и рядом других нормативных актов установлены даже сроки хранения различной документации. И они немалые – постоянные, 75 лет, 5 лет.

Какие документы сдают в архив при ликвидации предприятия

Сдаче в архив подлежат все документы, по которым установлены сроки хранения, и сроки эти не истекли. В обязательном порядке хранятся:Изображение - Как происходит сдача документов в архив при ликвидации proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.sekretariat.ru%2Fimages%2Fimages%2Fart_likvidaciya

  • кадровые: по учету труда, по заработной плате, по расчету с персоналом (их срок хранения составляет 75 лет для документов, созданных до 2003 года, и 50 лет для документов, созданных после 2003 года;
  • бухгалтерские (первичные учетные документы, учетная политика, инвентарные карточки и т.д.; их срок хранения не менее пяти лет);
  • учредительные.

Как видим, документы после ликвидации составляют достаточно объемную массу, особенно если юридическое лицо имело большой штат сотрудников, осуществляло постоянную деятельность и ликвидировано по процедуре, предусмотренной законодательством.

Порядок сдачи документов в архив при ликвидации организации определяется несколькими нормативными документами:

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»;

Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

Положение о временной администрации по управлению кредитной организацией, утвержденное Банком России 09.11.2005 № 279-П (определяет особенности работы с документами при ликвидации кредитных организаций).

Данными нормативными актами следует руководствоваться, отвечая на вопрос (когда завершена уже ликвидация предприятия) какие документы подготовить.

Архив документов при ликвидации предприятия, как правило, невозможно хранить по месту нахождения ликвидируемой организации. Если помещение у нее было арендовано, то с исключением юридического лица из реестра ЮЛ, арендных отношений больше нет, имущество самой организации передается либо учредителям, либо кредиторам в различных порядках, предусмотренных законом. Таким образом, ликвидационная комиссия или ликвидатор, вздохнув от проделанной тяжелой работы по предыдущим этапам, сталкиваются с проблемой, что теперь делать со всеми бумагами и куда передаются документы после ликвидации организации. Ведь именно на ликвидационной комиссии или ликвидаторе лежит обязанность довести до конца все операции с бумагами ликвидируемого юридического лица.

Закон здесь говорит следующее: для начала надо определить, есть ли у организации правопреемник. Если таковой имеется – документация должна перейти к нему. Если нет, то ищем вышестоящую организацию. Если и такой нет, то кадровые и архивные документы с неистекшими сроками хранения передаются ликвидационной комиссией, ликвидатором или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в государственный или муниципальный архив на основании договора.

Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций дает ссылку на специализированный архив для бумаг по личному составу. Пока такие организации не распространены, созданы лишь в некоторых регионах и информации о них мало. Поэтому если таковой специализированный архив отсутствует на территории ликвидируемой организации, то документация передается в государственный архив.

Таким образом, из настоящей нормы закона (ч. 10 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») следует, что чтобы сдать документы в архив при ликвидации предприятия, необходимо предпринять ряд действий:

найти «соответствующий» архив;

заключить с ним договор;

привести документы при ликвидации организации в упорядоченное состояние;

получить документ от архива о сдаче документации.

Архив следует искать территориально – ближайший к месту нахождения ликвидируемого юридического лица. Проверив, нет ли специализированного фонда по хранению документов по личному составу, обращаем внимание на муниципальные архивы. Если по каким-то причинам в муниципальный архив сдать не получается, остается вариант с частными архивами.

Независимо от того, в какой архив планируется передача документации (частный, государственный, специализированный) – необходимо заключить договор. Здесь важно помнить, что бумажное наследие ликвидируемой организации не переходит в собственность архивов, они лишь оказывают услуги по хранению и, возможно, по формированию дел и подготовки их к хранению. Данные услуги возмездные. Расходы лежат на учредителях (участниках) юридического лица и производятся за счет имущества или за счет средств самих участников (п. 2 ст. 62 ГК РФ). Следует помнить, что в приеме некоторых бумаг с небольшим сроком хранения государственные архивы могут и отказать. В этом случае придется решать вопрос о самостоятельном хранении «наследия» в течение пяти лет минимум или сотрудничать с частным архивом.

Читайте так же:  Особенности годовых ставок по вкладам в банках

После того, как договор заключен, начинается этап подготовки документов к хранению. Документы формируются в дела (папки) отдельно по категориям и по разным папкам в зависимости от сроков хранения (бумаги со сроком хранения в 75 лет подшиваются отдельно от тех, чей срок хранения составляет пять лет). Основные правила работы архивов немного регламентируют процедуру подготовки бумаг к хранению. Она включает в себя проведение экспертизы ценности, подшивка или переплет, проставление нумерации листов, оформление различных описей. Работа эта трудоемкая и не всегда понятная обывателю, который никогда не сталкивался с подобной задачей. И хотя обязанность по подготовке бумаг к архивированию лежит на ликвидационной комиссии, закон здесь допускает обращение к работникам архивов и специализированным организациям за помощью на договорной основе.

Сдача документов в архив при ликвидации предполагает составление акта или справки о принятии их архивом.

Документы в архив при ликвидации передаются, как правило, после получения справок из Пенсионного фонда РФ и внебюджетных фондов, подтверждающих снятие юридического лица с учета. Перед этапом уничтожения печатей и штампов происходит работа с архивом.

Законодательство не отвечает четко на вопрос, существует ли обязанность передавать документацию на хранение после прекращения деятельности ИП. С одной стороны, в законе при описании процедуры указывается лишь на организации, а с другой стороны, ИП также обязано хранить, например, документы по личному составу. Поэтому, если у индивидуального предпринимателя есть риск несохранности важных бумаг в течение такого длительного срока их обязательного хранения, лучше передать их на хранение в специализированную организацию.

Окончательный документ ликвидации предприятия – уведомление об исключении юридического лица из ЕГРЮЛ. Выдается он после того, как вся документация передана на хранение.

Сдача документов в городской архив при ликвидации ООО

Изображение - Как происходит сдача документов в архив при ликвидации proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.buhonline.ru%2FFiles%2FModules%2FUser%2FUserPic_55180_middle_635784715708201115

Изображение - Как происходит сдача документов в архив при ликвидации proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.buhonline.ru%2FFiles%2FModules%2FUser%2FUserPic_55180_middle_635784715708201115

Добрый день. При ликвидации организации документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются в государственный или муниципальный архив. Ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации (ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”).
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.
Также следует уничтожить печать организации. Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах (п. 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденных Росархивом).

ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”
10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Изображение - Как происходит сдача документов в архив при ликвидации proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.buhonline.ru%2FFiles%2FModules%2FUser%2FUserPic_55180_middle_635784715708201115

Изображение - Как происходит сдача документов в архив при ликвидации proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.buhonline.ru%2FFiles%2FModules%2FUser%2FUserPic_55180_middle_635784715708201115

Не понятно. У вас вопрос должны ли вы сдавать документы при ликвидации ООО или вопрос какие документы (конкретные – приказы, ведомости на з/ту и т.д.) сдавать вы должны сдавать.

Если вопрос должны сдать документы , то должны. Это услуга является платной, по принятию документов архивом
Из Консультанта
Передача документов в архив

Далее следует определить судьбу документов в соответствии с архивным законодательством. Пунктом 10 ст. 23 Закона об архивном деле установлено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организуют упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”.

Обратите внимание! Документы на хранение передаются в упорядоченном виде. Поэтому еще на первых этапах ликвидации ликвидационная комиссия должна оценить объем работы по оформлению документов в архив. Упорядочение документов для архива, а также уничтожение документов, срок хранения которых истек, можно произвести своими силами или поручить специализированной организации. Договор хранения документов с архивом можно заключить на любом этапе ликвидации, причем лучше это не откладывать на конец.

Уничтожение печатей и штампов

Разделом 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” установлены случаи, при которых печати подлежат уничтожению. Одним из таких случаев является ликвидация организации. Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах.

2. Ликвидационная комиссия должна поступить с документами ­ликвидируемой организации следующим образом:

можно заключить договор на обработку, упорядочение документов, оформление их на архивное хранение с архивом (государственным, муниципальным) или с коммерческой фирмой, которая оказывает подобные услуги. Это следует сделать, если ликвидируемая организация не в состоянии самостоятельно подготовить свои документы для последующего хранения;
теперь следующий вопрос – куда передавать все эти дела? Тут ­возможны варианты:
документы постоянного срока хранения и кадровые дела ­нужно будет сдать в государственный архив по договору;
а вот документы временного срока хранения можно передать как в госархив, так и на внеофисное хранение в коммерческую организацию. В любом случае вам потребуется заключить договор. И тут – внимание! Важно предусмотреть в нем условие об уничтожении документов организацией-хранителем по истечении временного срока хранения. Кроме того, данное решение ликвидационной комиссии должно быть закреплено в ее распорядительном документе.
от 30.08.2010 № 65-А
Порядок
определения платы за оказание услуг (выполнение работ),
относящихся к основным видам деятельности федерального бюджетного учреждения,
подведомственного Росархиву, для граждан и юридических лиц

Читайте так же:  Официальное согласие собственника квартиры на регистрацию ооо

1. Общие положения

1.2. Порядок разработан в целях установления единого механизма формирования цен, предельных цен на платные работы и услуги (далее – цены) и не распространяется на иные виды деятельности учреждения, не являющиеся основными в соответствии с его уставом.

1.3. Деятельность по выполнению (оказанию) платных работ и услуг относится к самостоятельной хозяйственной деятельности учреждения, приносящей доход, и осуществляется на основании разрешения Учредителя (Росархива).

1.4. Платные работы услуги выполняются (оказываются) учреждением по ценам, целиком покрывающим издержки учреждения на оказание данных услуг. В случаях, если федеральным законом предусматривается оказание учреждением платной услуги в пределах государственного задания, в том числе для льготных категорий потребителей, такая платная услуга включается в перечень государственных услуг, по которым формируется государственное задание. Платные работы и услуги оказываются (выполняются) учреждением сверх установленного государственного задания на основании договоров возмездного оказания услуг. Они не могут быть оказаны взамен или в рамках выполнения государственного задания, финансируемого за счет средств федерального бюджета.

1.5. Учреждение самостоятельно определяет возможность выполнения (оказания) платных работ и услуг в зависимости от материальной базы, численного состава и квалификации персонала, спроса на услугу, работу и т.д.

1.6. Учреждение формирует и утверждает перечень платных работ и услуг по согласованию с Росархивом.

1.7. Учреждение разрабатывает цены на платные работы и услуги на основании Методики расчета цен на работы и услуги, выполняемые (оказываемые) учреждениями на платной основе, которая является неотъемлемой частью настоящего Порядка.

1.8. Учреждение самостоятельно утверждает цены на выполняемые (оказываемые) ими платные работы и услуги по согласованию с Росархивом, исходя из их производственной себестоимости и рентабельности, с учетом составляющих их производственных операций, имеющейся специфики деятельности (технической оснащенности, требуемых форм представления результата и т.п.), а также установленных налогов и сборов, оформляя калькуляцию цены на каждый вид платной работы и услуги.

1.9. Стоимость платных работ и услуг определяется на основе расчета экономически обоснованных затрат материальных и трудовых ресурсов (далее – затраты).

1.10. Учреждение, выполняющее (оказывающее) платные работы и услуги, обязано своевременно обеспечить потребителей (пользователей) бесплатной, доступной и достоверной информацией, включающей в себя сведения о своем местонахождении, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах, режиме работы (рабочие и выходные дни, часы обслуживания), услугах, оказываемых на бесплатной (безвозмездной) основе, перечне (прейскуранте) платных услуг с указанием их цены, условиях предоставления и порядке оплаты.

2. Методика расчета цен на работы и услуги, выполняемые (оказываемые) подведомственными Росархиву федеральными бюджетными учреждениями на платной основе

2.1. Затраты учреждения делятся на затраты, непосредственно связанные с выполнением (оказанием) платной работы или услуги и потребляемые в процессе ее предоставления, и затраты, необходимые для обеспечения деятельности учреждения в целом, но не потребляемые непосредственно в процессе оказания платной услуги.

2.2. Цены на платные работы и услуги учреждения формируются с учетом следующих факторов:

учета полного комплекса технологических процессов и операций, необходимых для осуществления единицы работы или оказываемой услуги;

использования научно-обоснованных норм времени или выработки на работы и услуги, полученные на основе данных хронометража;

размера дневного заработка (часовой тарифной ставки) работника, определяемого на основе среднего расчетного уровня оплаты труда и среднего сложившегося уровня материальных расходов на содержание административно-управленческого персонала.

Стоимость выполняемых (предоставляемых) работ и услуг (ее цена для потребителя) складывается из прямых и косвенных затрат на ее производство и планируемой прибыли. К прямым затратам относится заработная плата, выплачиваемая работникам за выполненную работу, расходы на приобретение необходимых расходных материалов; оплата арендуемого помещения и оборудования и др. Этот вид затрат подлежит прямому учету. К косвенным относятся затраты на коммунальные расходы, зарплату административно-хозяйственного персонала учреждения, амортизационные отчисления, транспортные и другие хозяйственные расходы, расходы на рекламу.

Цены на платные работы и услуги формируются из производственной себестоимости и рентабельности.

Состав расходов, включаемых в производственную себестоимость, определяется в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации (глава 25 «Налог на прибыль организаций») и Экономической классификацией расходов бюджетов Российской Федерации (приказ Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 2009 № 150н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации»).

2.3. Для расчета цены на оказание платной услуги может быть использован расчетно-аналитический метод или метод прямого счета.

2.4. Расчетно-аналитический метод применяется в случаях, когда в оказании платной услуги задействован в равной степени весь основной персонал учреждения и все материальные ресурсы. Данный метод позволяет рассчитать затраты на оказание платной услуги на основе анализа фактических затрат учреждения в предшествующие периоды. В основе расчета затрат на оказание платной услуги лежит расчет средней стоимости единицы времени (человеко-дня, человеко-часа) и оценка количества единиц времени (человеко-дней, человеко-часов), необходимых для оказания платной услу

Изображение - Как происходит сдача документов в архив при ликвидации 345457456344556
Автор статьи: Алина Соколова

Добрый день. Меня зовут Алина, уже более 6 лет занимаюсь юриспруденцией. Я считаю, что являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать сложные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести в удобном виде всю нужную информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима обязательная консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 5 проголосовавших: 3

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here